Debiteuren zijn de adem van je onderneming. Zij zorgen er immers voor dat het geld binnenkomt en zonder dit geld is het vrijwel onmogelijk om als ondernemer te overleven. Toch zie je nog regelmatig dat ondernemers het belang van goed debiteurenbeheer onderschatten.
Soms deels te begrijpen, want als debiteuren altijd netjes betalen dan is er vaak geen gedoe. Maar ieder bedrijf kan natuurlijk te maken krijgen met debiteuren die niet betalen en het kan dan om flinke factuurbedragen gaan. Soms is het niet eens de schuld van de debiteur zelf, want die kan ook te maken krijgen met betalingsproblemen door onverwachte omstandigheden.
De volgende wijze uitspraak geldt als het gaat om het debiteurenbeheer: ‘Beter problemen voorkomen dan genezen’. In dit artikel vertellen we je hoe je je aan die uitspraak kunt houden.
Automatiseren van je debiteurenbeheer is verstandig
Als je te maken hebt met veel debiteuren, dan doe je er goed aan om dit gehele proces te automatiseren. Zonder goede software is het namelijk lastig om dit allemaal bij te houden. Je weet dan misschien niet precies wat de betalingstermijnen zijn en wie je op welk moment een herinnering moet sturen. Kies daarom voor Credit Management van Creditdevice. De software heeft verschillende handige functies. Zo maakt de software het betaalgedrag van je debiteuren inzichtelijk en je kunt geavanceerde rapportages vragen.
Met goede afspraken voorkom je gedoe
Het liefst wil je een goede relatie met je debiteuren opbouwen en deze ook behouden. Als je op basis van een goede relatie werkt, dan krijg je minder snel te maken met problemen en je hebt wat voor elkaar over. Een vaste klant die normaliter altijd netjes betaalt bij problemen een keer uitstel verlenen, is dan geen punt.
Maar helaas verloopt het niet altijd soepel en kun je problemen krijgen met een debiteur. En die kunnen volkomen onverwachts komen en daarom is het belangrijk om afspraken vooraf duidelijk vast te leggen, zodat je in je recht staat bij een eventueel juridisch geschil.
Zorg er dus voor dat je de afspraken schriftelijk maakt en deze communicatie ook opslaat. Het is bovendien belangrijk om te werken met algemene voorwaarden. Vermeld in de algemene voorwaarden de betalingstermijn en ook wat er gebeurt als een debiteur niet betaalt. De algemene voorwaarden moeten juridisch wel kloppen, dus het is ook geen slecht idee om er een ervaren jurist naar te laten kijken.
Lever een gedetailleerde factuur
Je factuur wordt eerder betaald wanneer deze gedetailleerd is. Werk je bijvoorbeeld op uurbasis voor de klant? Lever dan ook een urenstaat aan, want dit maakt de werkzaamheden inzichtelijk waardoor je klant met minder vragen zit.
Ook is het belangrijk om aan de wensen van je klant te voldoen. Wil deze een factuur via de mail ontvangen, per post of werkt hij alleen met elektronische facturen? Maak dan geen gedoe en voldoe aan de wensen. Dan wordt je factuur doorgaans sneller betaald.
