E-mail bestaat al zeer lang en het is bijzonder om te zien dat het nog steeds een populair communicatiemiddel is. Tegenwoordig wordt er immers ook veel via apps en dergelijke gecommuniceerd, maar zowel bij particulieren als bedrijven is de e-mail nog steeds een zeer populair communicatiemiddel.
Als ondernemer is het belangrijk om op een aangename manier contact te onderhouden met je netwerk. Denk aan je klanten, partners en leveranciers. Dit doe je onder meer door goede zakelijke e-mails te schrijven. Maar hoe zorg je ervoor dat je e-mailbericht vrijwel altijd perfect is?
Het belang van de juiste tone-of-voice
Laten we dan gelijk maar met een belangrijke boodschap beginnen: de perfecte zakelijke e-mail bestaat niet. Dat wil zeggen dat er geen specifiek format voor een goed e-mailbericht is. Communicatie is immers complex en de tone-of-voice is in elke situatie anders.
In de eerste plaats heeft dit te maken met de branche waarin je actief bent. Ben je bijvoorbeeld de eigenaar van een makelaarskantoor en doe je zaken met zowel particulieren als ondernemers? Dan moet je voornamelijk een formele toon gebruiken. Tutoyeren is dan bijvoorbeeld niet verstandig.
Maar het kan ook zijn dat je eigenaar bent van een jong start-upbedrijf. Misschien verkoop je bijvoorbeeld unieke sneakers aan jongeren. Dan is een formele toon juist weer niet gepast.
Uiteraard zijn dit twee simpele voorbeelden en is er een grijs gebied, maar we willen er mee duidelijk maken dat het belangrijk is om de juiste tone-of-voice aan te voelen en daarna te gebruiken in je e-mailberichten. Als je overigens nog een goede host voor je mail nodig hebt, dan is het verstandig om eens op mijn.host te kijken.
De eerste paar zinnen zijn het belangrijkst
De eerste paar zinnen van een e-mailbericht zijn altijd de belangrijkste zinnen. Het maakt niet uit om wat voor type mail het dan gaat. Of het nu een marketingtekst is om nieuwe klanten te werven of een betaalverzoek voor een verkoopfactuur. In de eerste paar zinnen trek je de direct de aandacht van de lezer.
Les 1: draai niet om de hete brei heen. Maak direct duidelijk wat het doel van de mail is. Veel bedrijven ontvangen namelijk veel e-mails en ze hebben niet altijd de neiging om ze direct helemaal door te lezen.
Les 2: gebruik korte en heldere zinnen. Soms weet je niet wat het leesniveau van de ontvanger is. Daarom is het verstandig om het simpel te houden.
Anticiperen op de ontvanger
Het type e-mailbericht dat je schrijft is natuurlijk voor een deel ook afhankelijk van de ontstane situatie. Schrijf je bijvoorbeeld een promotiebericht voor een nieuw product dat jullie uitbrengen? Dan is een algemene toon het best. Heb je echter te maken met een dubieuze debiteur die steeds maar niet betaald?
Dan vindt er wellicht een e-mailconversatie plaats met een reden waarom hij of zij niet betaalt. In dergelijke gevallen is het dan verstandig om te anticiperen op de emoties. Toon bijvoorbeeld begrip voor de situatie of wordt iets strenger wanneer je het gevoel hebt dat het een smoesje is.
Een goede afsluiting
Niet alleen de introductie van een e-mailbericht is belangrijk, maar ook de afsluiting speelt een belangrijke rol. In de afsluiting geef je voor een deel namelijk ook het doel van het e-mailbericht aan en misschien ook een verzoek.
Als je bijvoorbeeld een dringend antwoord van iemand nodig hebt, dan kun je dit aangeven in de afsluitende woorden. Zeg dan bijvoorbeeld dat je hoopt dat de persoon snel reageert. Je kunt zelf bepalen op welke manier je dat formuleert.
In de afsluiting kan ook een zogenaamde call-to-action staan. In het Nederlands bedoelen we daarmee een oproep tot actie. Als je bijvoorbeeld een informatieve mail stuurt, dan kun je aan het eind een link naar de website van je bedrijf plaatsen. Of misschien verwacht je van een persoon dat hij of zij zich inschrijft voor een nieuwsbrief. Wees heel specifiek en laat hier geen ruimte over voor interpretatie. De ontvanger moet direct weten waar hij of zij aan toe is.
Veelgemaakte fouten
Je weet nu wat je wél moet doen bij het opstellen van een zakelijke mail, maar nog niet wat je juist moet vermijden. Er zijn veelgemaakte fouten die je vaak in zakelijke e-mailberichten terugziet. We zullen in het laatste gedeelte van dit artikel de veelgemaakte fouten even kort bespreken
Een emotioneel bericht sturen
Als je bijvoorbeeld geen betaling ontvangt, dan is het logisch dat je daar chagrijnig of zelfs boos van wordt. Het is echter onverstandig om in ‘the heat of the moment’ een bericht te sturen, want daar krijg je meestal spijt van. Je kunt een mail ook niet meer terughalen. Laat de mail dus eerst nalezen door iemand die minder in de emoties zit.
Taalfouten maken
Ja, we begrijpen goed dat de Nederlandse taal soms complex, ingewikkeld en onlogisch is. Maar probeer taalfouten zoveel mogelijk te vermijden, want het komt onprofessioneel over.
