ICT-bedrijf Encis uit Hoorn en sloopbedrijf C.A. de Groot uit Alkmaar hebben ons uitgenodigd om hun bijzondere samenwerking toe te lichten. Tot onze verbazing leidt de route naar een sloopterrein midden in Amsterdam. Daar worden we door Robin, voorman op de slooplocatie, direct op de hoogte gesteld van de veiligheidseisen op de locatie. Of we een veiligheidshelm op willen zetten en veiligheidsschoenen en jas van C.A. de Groot aan willen trekken. “Kijk, dit is eigenlijk wat wij ook doen”, maakt Nicolien Jorritsma, directeur van Encis, haar bedoeling duidelijk. “Wij trekken bedrijven ook een veilige jas aan, maar dan digitaal.” De metafoor maakt veel duidelijk. Werken moet veilig zijn, niet alleen waar gesloopt wordt, ook waar gebouwd wordt aan de toekomst.
Kesselaar: “Zeven jaar geleden waren wij klaar voor een veiligere digitale toekomst en vroegen wij Encis ons te transformeren.” Jorritsma bevestigt: “Wij hebben C.A. de Groot ‘de cloud in geholpen’. Daarmee waren ze hun tijd ver vooruit, want het begrip cloud was toen nog helemaal niet zo gangbaar. Inmiddels is het niet meer de vraag óf je in de cloud gaat werken, maar in welke vorm.”
De samenwerking tussen de twee Noord-Hollandse bedrijven is hecht. Encis helpt het sloopbedrijf verder te digitaliseren. “Bijvoorbeeld bij projecten om op slooplocaties met laptops voorzien van dongels te werken, of met iPads met een toetsenbord. We werken via Encis met al onze softwarepakketten in de cloud”, noemt Kesselaar op. De middelen zijn echter niet het voornaamste, dat is het doel: veilig en efficiënt werken.
Veilige cloudverbinding, eigen serverpark
Jorritsma verklaart: “De vorm die wij faciliteren is tweeledig. Het voornaamste is dat wij een platform faciliteren voor onze klanten, vanuit ons eigen serverpark, dat in een datacenter staat. Zodra het platform voor de klant is gemaakt, maken we een veilige cloudverbinding. Iedereen werkt met data en die data moet beschermd worden. Daarbij hoort onder andere een verantwoord wachtwoordbeleid. Wij voelen ons vanaf het moment dat we gaan samenwerken, verantwoordelijk voor alle data van de klant.”
Anderzijds faciliteert Encis ICT via het Microsoft cloud-platform. “De afgelopen jaren zien wij het Office 365 product van Microsoft enorm innoveren.” Daar waar werken via de Microsoft-cloud eerder behoorlijk wat uitdagingen kon opleveren, zien we nu dat dit aanzienlijk is verbeterd. Microsoft past bijna wekelijks verbeteringen toe en doet dit met een goed resultaat. Als ik iets verkoop, dan wil ik voor 100% achter het product of de dienst staan. Inmiddels transformeren wij veel klanten naar de Microsoft-cloud, gekoppeld aan een lokale serveromgeving van de klant, of via ons eigen serverpark.”
Jorritsma voegt daaraan toe: “De cloud is geweldig, maar veiligheid blijft echt wel een ding. Veel mkb-ondernemers zijn zich niet voldoende bewust van de gevaren waar zij hun bedrijf aan blootstellen. Veel ondernemers denken: dat overkomt mij niet. Maar mensen realiseren zich niet hoe snel je al gebruikmaakt van de cloud, dat doe je al als je een foto maakt met je iPhone. Het is belangrijk om dit goed te beveiligen.” Kesselaar: “De foto’s die wij maken op locatie worden in het digitale dossier opgeslagen en staan direct in een veilige omgeving.”
Het nieuwe werken
Kesselaar: “Cloud faciliteert ook ‘het nieuwe werken’. Het werken in de cloud levert uniformiteit op, ook tussen onze twee vestigingen in Velsen en Alkmaar. We zijn niet meer afhankelijk van persoonlijke instellingen, iedereen kan overal – veilig! – inloggen. We gaan volledig digitaal werken op onze projecten. Het systeem ziet er qua ‘look and feel’ nog hetzelfde uit, maar is straks helemaal papierloos. Encis zorgt voor het platform waarin we alle informatie plaatsen, gegevens delen en terugkoppelen. Er kan van buitenaf niemand bij. Er blijken veel manieren te zijn om iets in een cloud op te slaan. Encis denkt met ons mee zodat dat efficiënt gebeurt.”
Jorritsma: “Wij kennen C.A. de Groot inmiddels goed. Hoe slim ons systeem ook werkt, het moet voor hen ook laagdrempelig ingericht worden en werkbaar zijn. Kesselaar: “Dat is het zeker. Een wijziging in een werkplan kan door iedereen die daarvoor geautoriseerd is, digitaal geaccordeerd worden. Ook helpt het systeem met procesmatig werken. We zijn aan veel regels gebonden en moeten processen strikt volgen, dankzij het systeem is dit geborgd.” Jorritsma: “Ook hier zie ik een parallel: net als een sloopwerk moet ook ons platform continu aan allerlei veiligheidseisen voldoen.”
Bewustwording
Alle techniek ten spijt: om te voorkomen dat steeds slimmere hackers infiltreren in bedrijfsnetwerken, moeten mensen zich bewuster worden van hun digitale werkwijze. Jorritsma: “Wij bieden standaard een interactieve awareness training die alle informatie bevat over beveiliging en bijvoorbeeld phishing mails. Voor onze eigen mensen en onze partners is deze training verplicht, maar we faciliteren het ook voor klanten.” Encis kan meekijken wie de training daadwerkelijk gedaan heeft, en reikt certificaten uit. Jorritsma: “Zo zijn onze klanten er zeker van dat hun werknemers op de hoogte zijn van alle tips en trucs. Ja, zo ver denken we met hen mee!”
Kennis delen
Jorritsma is duidelijk, en tegelijkertijd heel open. “Wij willen de kennis die we hebben graag delen. Veel ICT-bedrijven houden hun kennis voor zich, wij draaien het om. Onze klanten moeten zoveel mogelijk kennis hebben over de techniek achter de data en de gevaren. Als ze dit snappen werken ze veel efficiënter.” Kesselaar bevestigt: “Het werkt enorm prettig met Encis: zij zeggen waar het op staat en wij kunnen ook precies zeggen wat we vinden. Het voelt heel vertrouwd.” Lachend besluit hij: “En veilig natuurlijk!”
Service
Jorritsma: “Waar wij echt het verschil mee maken? Met onze service! Wij scoren gemiddeld een 9 op onze klanttevredenheid en daar zijn we best trots op. Met ons nieuwe systeem krijgen we ook veel positieve feedback over de afhandeling van supportvragen. Als ICT-bedrijf wil je natuurlijk dat je klanten efficiënt werken, maar dat doen wij zelf ook. Geen vraag is ons te gek. Zoals onze klanten zeggen: we hebben korte lijnen en er is altijd persoonlijk contact.”
