Een van de vragen die werkgevers vanwege de coronacrisis vaak aan mij stellen, is of de vaste reiskostenvergoeding voor het woon-werktraject mag worden stopgezet voor werknemers die momenteel thuiswerken of thuis zijn, terwijl niet wordt gewerkt. Graag leg ik u uit hoe dit zit.
Wat is een vaste onbelaste reiskostenvergoeding?
Er bestaat geen wettelijk recht op reiskostenvergoeding. Deze moet dus zijn overeengekomen in de arbeidsovereenkomst of cao. Een vergoeding tot maximaal EUR 0,19 per kilometer voor woon-werkverkeer is onbelast. Dat betekent dat de vergoeding niet als (verkapt) loon wordt gekwalificeerd en dus niet meetelt bij de berekening van o.a. de verschuldigde loonbelasting.
De vaste onbelaste reiskostenvergoeding in tijden van de coronacrisis
Nu het vanwege de coronacrisis de bedoeling is dat zoveel mogelijk werknemers thuiswerken, zou de werkgever strikt genomen de vaste reiskostenvergoeding geheel of gedeeltelijk (afhankelijk van de vraag in hoeverre nog wordt gereisd) tot het loon moet rekenen. Dat komt omdat er geen onkosten tegenover staan.
De vergoeding onbelast blijven uitkeren, is (normaal gesproken) na zes weken niet meer mogelijk. Indien de werkgever toch zou doorbetalen, kan dit leiden tot een naheffing bij de werkgever die kan oplopen tot wel 80%.
Twee mogelijke oplossingen
De meest voor de hand liggende oplossing is uiteraard om, zodra de werknemer niet of nauwelijks meer reist, de vaste onbelaste reiskostenvergoeding stop te zetten. Vanuit arbeidsrechtelijke perspectief is dit mogelijk, omdat het een onkostenvergoeding betreft en er geen onkosten meer tegenover staan. De vergoeding vormt geen arbeidsvoorwaarde (die kan namelijk niet eenzijdig door de werkgever worden gewijzigd). Check wel altijd of in de arbeidsovereenkomst of cao iets anders is bepaald over het stopzetten van de betaling.
In de praktijk vormt dit echter alleen voor kleine werkgevers een oplossing. Voor een grote werkgever zal het vaak te bewerkelijk zijn (per werknemer) de reiskostenvergoeding aan te passen. De werkgever die zich om wat voor reden dan ook genoodzaakt ziet de vaste onbelaste onkostenvergoeding door te betalen, wordt daarom geconfronteerd met dubbele kosten. Hij betaalt immers (onnodig) een vergoeding voor kosten die niet worden gemaakt én hij kan een naheffing krijgen.
Deze situatie staat natuurlijk haaks op de huidige situatie waarin werkgevers juist naar oplossingen zoeken zichzelf zoveel mogelijk kosten te besparen. Om die reden heeft het kabinet op 15 april 2020 het Beleidsbesluit genomen de onterecht betaalde onbelaste onkostenvergoeding niet als (verkapt) loon aan te merken.
CONCLUSIE
Kortom, de werkgever kan dus de betaling van de vaste onbelaste onkostenvergoeding aan de werknemers stopzetten indien de kosten niet langer worden gemaakt, of aanpassen als minder wordt gereisd. De werkgever kan er nu echter ook voor kiezen deze vergoeding – zonder risico op naheffing – te blijven doorbetalen volgens het reispatroon van de werknemer van voor de coronacrisis.
Ruby Samad is arbeidsrechtadvocaat sinds 2007 en oprichter van Arbeidsrechtlab Advocatuur. Zij beschikt over een jarenlange ervaring in het adviseren van en procederen voor (middel)grote ondernemingen, (statutair) bestuurders en werknemers over alle kwesties die te maken hebben met werk en ontslag.
