In één keer goed. Dat wil iedereen wel. Zeker als het om het onderhoud en de reparatie van installaties gaat: de fabriek moet immers blijven draaien. “Een goede werkinstructie heeft niet alleen praktisch nut, je houdt ook alle kostbare, specifieke kennis binnenboord. Borgen van die waardevolle kennis is spelen op safe.”
Dat met het vertrek van een collega jaren aan vakkennis verloren kan gaan, is zeker in de techniek een onderschat fenomeen. “Vaak gebeurt dat kennisverlies vrijwel ongemerkt: veel bedrijven zetten namelijk wél van alles op papier. Maar soms is die informatie niet specifiek genoeg, of is er toch gewoon te weinig of te lang geleden iets vastgelegd. Gedateerd betekent vrijwel altijd achterhaald”, zegt Maarten Wilmink van De Onderhoudsfabriek. Hij raadt bedrijven dan ook aan om eens na te gaan hoe het proces van kennisborging in hun organisatie geregeld is. “Zonde als je met het vertrek van een goede medewerker ook waardevolle kennis kwijtraakt.”
Grijp nooit mis
Goede werkinstructies zijn een manier om specifieke knowhow vast te leggen. “Dat levert concrete winst op, in tijd én in geld. Met een accurate en up-to-date werkinstructie plan je het onderhoud niet alleen efficiënt, maar voer je het ook in één keer goed uit. ‘Zomaar sleutelen’ is dan absoluut verleden tijd. De onderhoudsmedewerker gaat heel gericht en planmatig aan de slag, met de juiste gereedschappen, smeerolie en reserve-onderdelen binnen handbereik. Zijn doel is bovendien niet zozeer het repareren, maar vooral het verbeteren van de machine”, vertelt Marco van den Broek.
Omdat de medewerker vervolgens ook exact noteert wat hij doet en waarom, ontstaat er een dynamische, zelflerende werkinstructie. Dat document bewijst keer op keer zijn waarde voor de organisatie: nieuwe medewerkers of ingevlogen monteurs kunnen probleemloos en zonder vertraging verder gaan waar hun voorganger was gestopt. “En dit is maar één voorbeeld van de kracht van kennisborging.”
Significant minder fouten
De bij de technici en monteurs aanwezige kennis boven water halen en digitaal vastleggen: dat doen ze bij De Onderhoudsfabriek. “We vragen monteurs naar alle relevante en specifieke kennis die noodzakelijk is voor onderhoud van installaties. Het resultaat is een werkinstructie met eventueel begeleidende foto’s en een lijst met de benodigde gereedschappen, reserve-onderdelen en een tijdsindicatie.”
Met zo’n werkinstructie kan het werk makkelijk overgedragen en gepland worden. “Bovendien sla je een flinke kwaliteitsslag: monteurs voeren het werk in één keer goed uit, ook dankzij opgenomen normeringen en afstelinstructies en werken veilig en eenduidig. Ook vergroot je de flexibiliteit van je organisatie doordat je medewerkers breder kunt inzetten én kunt opleiden. Digitalisering maakt alle kennis sowieso beter toegankelijk en bewerkbaar”, zegt Van den Broek. Los daarvan kan het wettelijk verplicht zijn dat onderhouds- en inspectiewerkzaamheden beschreven zijn en moeten bedrijven aantonen dat het gebeurt.
Kritisch blijven
Een goede werkinstructie is een dynamisch document. Wilmink: “Als monteurs steeds kritisch kijken naar de vastgelegde instructies kunnen ze het onderhoudsproces blijvend optimaliseren. Bijvoorbeeld door onnodig werk eruit te halen, accenten te verleggen of onderbelichte zaken naar voren te halen en de werkinstructie op die punten ook weer aan te passen. Zo zorg je voor continue verbetering van het onderhoud van de installaties én voorkom je dat nieuw opgedane kennis ook weer verloren gaat.” De lerende organisatie in optima forma.
